TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Naisjuristit ry

Osoite: PL 424, 00100 Helsinki, info(at)naisjuristit.org

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Niina Ruijs, niina.ruijs(at)naisjuristit.org

3 Rekisterin nimi

Naisjuristit ry:n jäsenrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenyyssuhteen hoitaminen. Tiedot kerätään yhdistyslain (503/1989) 11 §:ssä tarkoitetun jäsenluettelon pitämiseksi, jäsenmaksujen laskuttamista ja jäsenten tiedottamista ja tapahtumakutsuja varten. Henkilötietojen käsittely on ulkoistettu ja tapahtuu Internetissä toimivassa sovelluksessa. Takaamme henkilötietojen käsittelijän kanssa tehdyin sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen pöytärkirja-arkistossa säilytetään tiedot hyväksytyistä jäsenistä. Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Jäsenten:

– etunimi ja sukunimi
– syntymävuosi
– tutkinnon suorittaminen
– osoite
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– jäseneksi liittymisen vuosi
– tiedot maksetuista jäsenmaksuista.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään silloin, kun henkilö hakee jäsenyyttä. Jäsenet myös ilmoittavat mahdollisista yhteystietojen muutoksista rekisterinpitäjälle.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Poikkeuksena on jäsenlehden painotalo, johon lähetetään 1–2 kertaa vuodessa jäsenten yhteystiedot (nimi ja postiosoite). Lehti on osa jäsenpalvelua.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto: Säilytetään lukitussa tilassa.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot: Jäsenrekisterin sisältö on Internetissä toimivassa jäsenrekisteriohjelmassa, joka on salasanalla suojattu. Siihen on pääsy vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta välttämättömillä henkilöillä.

Jäsentietojen tietoturvaan on kiinnitetty erityistä huomiota muun muassa seuraavasti:

1. Välineeseen kirjautuminen on salattu suojauksella.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kunkin asiakkaan tiedot sijaitsevat erillisessä tietokannassa.
4. Kriittiset operaatiot, muun muassa kirjautumiset järjestelmään, tallennetaan
järjestelmälokiin.
5. Palvelinsalin kuluntarkkailujärjestelmä on varustettu liiketunnistimin ja kameravalvonnalla.
Murtosuojatussa tilassa on hälytysjärjestelmä ja vartiointipalvelut.

10 Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa jäsenrekisteriin merkityt tietonsa. Kulloinkin käytössä olevasta jäsenrekisteriohjelmasta riippuen rekisteröidyllä voi olla mahdollisuus kirjautua palveluun ja tarkastaa jäsentietonsa itse. Pyynnön voi tehdä aina myös tehdä kirjallisesti ja osoittaa yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle sähköpostitse kohdassa 2 mainitulle henkilölle tai postitse Naisjuristit ry, Jäsenrekisteriasiat, PL 424, 00100 Helsinki. Pyynnön tekemisessä tulee käyttää lomaketta ”Rekisteritietojen tarkastuspyyntö”, jonka jäsenrekisterivastaava toimittaa rekisteröidylle tämän pyynnöstä sähköpostitse PDF-muodossa, tai pyynnön tulee ainakin sisältää vastaavat tiedot. Tarkastuspyyntölomake on myös ladattavissa yhdistyksen verkkosivustossa. Pyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia jäsenrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Kulloinkin käytössä olevasta jäsenrekisteriohjelmasta riippuen rekisteröidyllä voi olla mahdollisuus kirjautua palveluun ja päivittää jäsentietonsa itse. Pyynnön voi tehdä aina myös kirjallisesti ja tällainen pyyntö tulee osoittaa yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle sähköpostitse kohdassa 2 mainitulle henkilölle tai postitse Naisjuristit ry, Jäsenrekisteriasiat, PL 424, 00100 Helsinki. Pyynnön tekemisessä tulee käyttää lomaketta ”Rekisteritietojen korjaamisvaatimus”, jonka jäsenrekisterivastaava toimittaa rekisteröidylle tämän pyynnöstä sähköpostitse PDF-muodossa, tai pyynnön tulee ainakin sisältää vastaavat tiedot. Korjaamisvaatimuslomake on myös ladattavissa yhdistyksen verkkosivustossa. Pyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

– Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

– Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

– Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

– Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

– Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

– Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html